Setiap tahapan tercatat dalam layanan ALiKA agar penggunaan perangkat dapat dikelola dan dipantau dengan jelas.
Pemohon memilih perangkat, menentukan jumlah serta waktu penggunaan, kemudian menyampaikan kebutuhan kegiatan kedinasan.
Pengelola memeriksa kebutuhan, jadwal, identitas pemohon serta ketersediaan perangkat yang diajukan.
Permohonan yang memenuhi ketentuan diproses untuk mendapatkan persetujuan sebelum perangkat diserahkan.
Perangkat diserahkan sesuai jumlah dan jadwal yang telah disetujui. Sejak tahap ini stok perangkat tercatat sedang dipinjam.
Perangkat digunakan sesuai tujuan kegiatan kedinasan dan dalam jangka waktu peminjaman yang telah disetujui.
Setelah kegiatan selesai, perangkat dikembalikan kepada pengelola dan proses pengembalian dicatat dalam layanan ALiKA.
Peminjam wajib menjaga perangkat yang digunakan selama masa peminjaman. Apabila terjadi kerusakan yang disebabkan oleh penggunaan selama perangkat berada dalam penguasaan peminjam, maka peminjam bertanggung jawab atas perbaikan atau pemulihan perangkat berdasarkan hasil pemeriksaan pengelola layanan.
Apabila perangkat hilang selama masa peminjaman, peminjam wajib melakukan penggantian dengan unit yang sama, baik jenis, merek, tipe, maupun spesifikasinya, sesuai hasil verifikasi dan ketentuan pengelola layanan.
